Les obligations de l’employeur en matière de formation 🔥: un guide complet

Vous êtes dirigeant d’entreprise ou responsable RH ? Vous vous demandez parfois comment naviguer dans le labyrinthe des obligations de formation professionnelle ? Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul.

J’ai récemment accompagné Sarah, directrice d’une PME orléanaise de 35 salariés, qui se trouvait complètement dépassée par ses obligations en matière de formation. « Je veux faire les choses correctement », me confiait-elle, « mais entre la gestion quotidienne et la croissance de l’entreprise, je manque de temps pour comprendre toutes ces règles qui évoluent constamment. »

La formation professionnelle représente en effet un enjeu stratégique majeur pour les entreprises françaises. Au-delà du développement des compétences et de la performance, elle constitue une obligation légale encadrée par un dispositif réglementaire précis. En tant qu’employeur, connaître et respecter ces obligations n’est pas seulement une question de conformité légale, mais aussi un levier puissant de motivation et de fidélisation des talents.

Dans ce guide complet, nous allons décrypter ensemble l’ensemble des obligations qui s’imposent à vous, et vous donner des clés concrètes pour y répondre efficacement.

Souvenez-vous de cette période de changements majeurs en 2018. La loi « Pour la liberté de choisir son avenir professionnel » du 5 septembre a profondément rebattu les cartes de la formation professionnelle en France. Cette réforme a redéfini les obligations des employeurs tout en renforçant la responsabilité des entreprises dans le développement des compétences de leurs salariés.

Le Code du travail est très clair à ce sujet : « l’employeur assure l’adaptation des salariés à leur poste de travail » et « veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations » (Article L6321-1).

Deux obligations fondamentales s’imposent à tout employeur, quelle que soit la taille de votre structure :

1. L’obligation d’adaptation au poste de travail : imaginez Thomas, votre comptable de longue date, confronté à un nouveau logiciel de gestion financière. Vous avez l’obligation de lui proposer une formation pour qu’il puisse continuer à exercer efficacement son métier avec ce nouvel outil.
2. L’obligation de maintien de l’employabilité : prenons maintenant le cas de Lucie, votre assistante commerciale depuis 5 ans. Son métier évolue avec la digitalisation des processus. Vous devez veiller à ce qu’elle puisse s’adapter à ces évolutions et rester employable sur le marché du travail.

Attention, le non-respect de ces obligations peut être lourd de conséquences. Les tribunaux sont de plus en plus sévères face aux manquements des employeurs en matière de formation, pouvant aller jusqu’à requalifier un licenciement pour insuffisance professionnelle en licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Depuis 2019, vous disposez d’un outil central pour structurer votre politique de formation : le plan de développement des compétences (qui a remplacé l’ancien plan de formation).

Ce plan regroupe l’ensemble des actions de formation que vous mettez en œuvre pour vos collaborateurs. Il distingue deux catégories de formations :

1. Les formations obligatoires : directement liées à l’emploi occupé, elles se déroulent sur le temps de travail avec maintien de la rémunération. Pensez par exemple à la formation obligatoire d’un cariste à la conduite d’engins.
2. Les formations non obligatoires : visant à développer les compétences, elles peuvent, sous certaines conditions, se dérouler hors temps de travail (dans la limite de 30 heures par an). C’est le cas par exemple d’une formation en anglais pour un salarié qui pourrait en avoir besoin dans le futur.

« Comment structurer mon plan de développement des compétences ? » C’est la question que me posait récemment Jean-Michel, dirigeant d’une entreprise industrielle de 75 salariés.

Bien que non obligatoire sur le plan formel, je lui ai vivement recommandé d’élaborer un document structuré, qui permet de :

• Clarifier les priorités de formation
• Planifier les actions sur l’année
• Budgétiser les dépenses
• Communiquer clairement auprès des équipes

Pour les entreprises comme celle de Jean-Michel, disposant d’un Comité Social et Économique (CSE), la consultation de cette instance sur les orientations de la formation professionnelle est obligatoire et doit être réalisée selon un calendrier précis.

Marie-Claire, DRH d’une entreprise de services, me confiait récemment : « Les entretiens professionnels, c’était une contrainte au début, mais c’est devenu un véritable outil de management et de dialogue avec nos équipes. »

L’entretien professionnel constitue en effet une obligation légale majeure pour tous les employeurs, quelle que soit la taille de l’entreprise. Vous devez l’organiser tous les deux ans pour chaque salarié, et systématiquement après certaines absences (congé maternité, congé parental, arrêt longue maladie, etc.).

Attention à ne pas confondre cet entretien avec l’entretien annuel d’évaluation ! L’entretien professionnel est centré exclusivement sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et les formations pouvant y contribuer.

Tous les six ans, vous devez réaliser un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel de chaque salarié. Ce bilan vérifie que le salarié a bénéficié :

• Des entretiens professionnels obligatoires
• D’au moins une action de formation
• D’une progression salariale ou professionnelle
• D’éléments de certification par la formation ou la VAE

Pour les entreprises d’au moins 50 salariés, les enjeux sont particulièrement importants : le non-respect de ces obligations peut entraîner un versement correctif de 3 000 € par salarié concerné à France Compétences. Une sanction que nous avons malheureusement vue s’appliquer chez plusieurs de nos clients qui n’avaient pas anticipé cette échéance.

« Combien dois-je prévoir pour ma contribution à la formation ? » Cette question revient fréquemment lors de nos accompagnements.

Les entreprises doivent contribuer à la formation professionnelle par le biais de la contribution unique à la formation et à l’alternance (CUFPA). Cette contribution est calculée sur la masse salariale brute annuelle :

• 0,55% pour les entreprises de moins de 11 salariés
• 1% pour les entreprises de 11 salariés et plus

À cette contribution s’ajoute la taxe d’apprentissage (0,68% de la masse salariale, sauf en Alsace-Moselle).

L’employeur peut également bénéficier d’aides ou de financements supplémentaires, notamment dans le cadre de la formation en alternance ou des dispositifs d’égalité professionnelle.

Les Opérateurs de Compétences (OPCO) sont chargés de collecter et de gérer les fonds de la formation professionnelle. Ce sont vos interlocuteurs privilégiés pour le financement de vos actions de formation.

Ils peuvent notamment financer :

• Les formations des salariés des TPE-PME
• Les contrats d’apprentissage et de professionnalisation
• Le plan de développement des compétences des entreprises de moins de 50 salariés

N’hésitez pas à contacter votre OPCO pour connaître les conditions de prise en charge. Nous avons constaté que de nombreuses entreprises ne mobilisent pas tous les financements auxquels elles ont droit, faute d’information. Toutefois, il est important de choisir un organisme partenaire de formation certifié Qualiopi pour obtenir les financements public.

Pour compléter ce chapitre, nous vous proposons notre article sur le financement des formations professionnelles en entreprise.

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation d’informer vos salariés sur le dispositif du CPF et sur leurs droits. Cette information peut être diffusée via différents canaux : entretien professionnel, intranet, affichage, etc.

Sophie, responsable formation d’une entreprise de distribution, a mis en place une communication régulière sur le CPF : « Nous avons créé une newsletter trimestrielle qui informe nos collaborateurs sur leurs droits à la formation. Cela a considérablement augmenté le recours au CPF dans notre entreprise. »

Si les droits CPF du salarié sont insuffisants pour financer une formation, vous pouvez procéder à un abondement. Cette pratique, que nous recommandons vivement à nos clients, présente de nombreux avantages :

• Elle permet de financer des formations plus coûteuses
• Elle démontre l’engagement de l’entreprise dans le développement des compétences
• Elle crée une dynamique positive autour de la formation

L’abondement peut être volontaire ou obligatoire dans certains cas prévus par la loi ou par accord collectif.

Certaines formations sont rendues obligatoires par la loi ou la réglementation, en fonction de votre secteur d’activité ou des risques professionnels identifiés :

• Formation à la sécurité pour les nouveaux embauchés
• Formation des membres du CSE en matière de santé et sécurité
• Formation aux premiers secours (SST)
• Formation à la prévention des risques liés à l’activité physique (PRAP)

• CACES (Certificat d’Aptitude à la Conduite En Sécurité)
• Habilitations électriques
• Formations hygiène alimentaire (HACCP)
• Formations obligatoires dans le transport, le BTP, etc.

Ces formations ne sont pas optionnelles et leur absence peut engager votre responsabilité en cas d’accident. Pierre, dirigeant d’une entreprise de maintenance, en a fait l’amère expérience : « Suite à un accident impliquant un salarié non formé aux risques électriques, nous avons été lourdement sanctionnés. Depuis, la formation sécurité est devenue notre priorité absolue. »

Le manquement aux obligations de formation peut être sanctionné par les tribunaux, notamment en cas de :

• Licenciement pour insuffisance professionnelle lorsque l’employeur n’a pas assuré l’adaptation du salarié
• Préjudice lié à une perte d’employabilité
• Non-respect des obligations d’entretien professionnel

La jurisprudence est riche d’exemples où des employeurs ont été condamnés à verser d’importantes indemnités pour n’avoir pas formé leurs salariés.

Pour les entreprises d’au moins 50 salariés, le non-respect des obligations liées à l’entretien professionnel entraîne un versement correctif de 3 000 € par salarié concerné à France Compétences.

Ce montant peut rapidement devenir conséquent pour une entreprise. Imaginons une structure de 100 salariés qui n’aurait pas respecté ses obligations pour 20% de son effectif : la sanction s’élèverait à 60 000 €.

Pour répondre efficacement à vos obligations en matière de formation professionnelle, nous vous recommandons de :

1. Formaliser une politique de formation alignée sur votre stratégie d’entreprise
2. Mettre en place un calendrier des obligations légales (entretiens professionnels, bilans à 6 ans)
3. Documenter systématiquement les actions de formation et les entretiens professionnels
4. Former vos managers aux enjeux et modalités des entretiens professionnels
5. Impliquer les salariés dans la construction de leur parcours de formation
6. Optimiser vos investissements en mobilisant les financements disponibles

Anne, dirigeante d’une entreprise de communication, témoigne : « Grâce à un suivi rigoureux de nos obligations et à une politique de formation ambitieuse, nous avons non seulement évité les sanctions, mais aussi considérablement amélioré l’engagement de nos équipes et notre attractivité en tant qu’employeur. »